Condomínios: gestão online 0 2141

Uso de intranet e assembleias é a tendência na administração de condomínios

Em uma era de rotinas estressantes, pessoas com pouco tempo disponível e um mundo cada vez mais tecnológico, uma nova ideia promete otimizar a administração de condomínios: o uso de intranet e a realização de assembleias virtuais. Quando adotadas, essas soluções oferecem ferramentas de apoio ao síndico e são um canal de comunicação e interatividade para o morador. Isso sem levar em conta que o sistema não precisa ganhar horas extras, nem receber por acúmulo de funções para trabalhar 24 horas por dia, além de domingos e feriados.

Os sites privativos (intranet) funcionam como um misto de rede social e site de serviços, onde todo o fluxo de informações entre os condôminos fica documentado em um sistema seguro que mantém os dados íntegros. “Entre as principais funcionalidades estão: os registros de ocorrências, reserva de áreas comuns, quadro de avisos, votações e enquetes, prestação de contas, alerta de manutenções, registro da ficha cadastral dos funcionários e automóveis e link para câmeras de segurança, ou seja, também é um recurso de segurança”, explica o gerente Osmar Lazarini, da Prompt-ti, que desenvolveu o sistema.

Outra solução interessante são sistemas como o software de gestão LicitaMais, da Superlógica. Trata-se de uma espécie de rede social de condomínios, que funciona com internet convencional, ou seja, não é necessário ter uma rede interna (intranet) para acessá-la. “Oferecemos suporte para as assembleias virtuais e votações digitais. Porém elas só serão oficialmente válidas se o condômino assinar uma procuração eletrônica com um certificado digital válido, ou se ele entregar sua procuração impressa e assinada”, explica Denis Augusto Piaia, gerente de marketing da Superlógica e responsável pelo portal LicitaMais.

Ao contrário do modelo 100% virtual, a gestão virtual híbrida permite que quem não tem internet vote presencialmente. Entre as outras vantagens da plataforma, estão: a participação em horários e locais distintos; não precisar alterar a convenção (sem burocracia); o condomínio não precisa ter nenhum equipamento e o condômino apenas internet no computador ou celular (baixo custo).

No condomínio onde Luciano de Souza mora, na Mooca, o “Site para Condomínio” trouxe bons resultados, mas as reuniões virtuais ainda são um mito para muitos moradores. “Cerca de 70% dos condôminos já aderiram à intranet e a utilizam como meio de comunicação com a administração, a respeito das respostas de ocorrências e sugestões. O restante ainda esbarra em preceitos legais e tem aversão à tecnologia, apesar de, na prática ser algo muito simples”, explica o gestor de processos jurídicos.

Osmar Lazarini desenvolveu um site para condomínios

QUESTÕES PRÉ-SOLUCIONADAS

Apesar de ainda recente, o novo formato de gestão já mostra a que veio. A participação dos condôminos aumentou consideravelmente, em relação às reuniões presenciais, sem falar na minimização de conflitos. “As ferramentas possibilitam que aprovações e enquetes possam ser resolvidas remotamente, pois pré-solucionam discussões que tomariam um bom tempo da assembleia, se tornariam estressantes, e nem todos conseguiriam se manifestar”, destaca Lazarini. “Ao ter um canal permanente de comunicação com a administração, o morador tende a ser mais participativo nas melhorias”, completa.

Segundo Denis, em média, o sistema registra 60 novas pautas por mês, com questões de interesse geral. A principal recomendação é que seja criada uma pauta para cada assunto distinto. “A reunião virtual não substitui a presencial, que continua existindo e atendendo a todos os requisitos legais. O que muda é que os condôminos que participaram online e entregaram uma procuração com sua intenção de voto, não precisarão participar da reunião presencial, pois as discussões ocorrem anteriormente à assembleia presencial”, explica.

Como um dos gestores do site de seu condomínio, Luciano afirma que é importante salientar que a intranet dá mais transparência à gestão, pois documentos, livros, contratos, regulamentos e outros documentos são publicados e disponibilizados aos condôminos para download. “Para a administração, a intranet é a resolução de diversos problemas de controle, além de nivelarmos a aceitação das propostas por meio de enquetes, e verificarmos as necessidades, por meio das postagens dos moradores.

Para Luciano, analisando o custo benefício, o valor da intranet é justo. O único custo é o da manutenção mensal, que pode ser pago com espaços que os condomínios disponibilizarem para propagandas. “Essa é uma ferramenta que traz economia, por exemplo, na impressão de informes, pois o sistema de forma imediata encaminha via e-mail todos as informações inseridas pelo síndico”, diz. E finaliza: “só o síndico recebe as reclamações postadas no livro de ocorrências, evitando assim inimizade e indisposição entre os moradores”.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

As + Acessadas